Race Across Belgium

PREAMBULE

La 3ème édition de RACE ACROSS BELGIUM  (ci-après l’Evènement) est organisée du 11 MAI 2023 au 14 MAI 2023 par la société Across and Beyond Endurance AG (ci-après A.B.E ou l’Organisateur).

Le présent document définit :

  • (i)  le règlement sportif de l’Evènement (ci-après le Règlement),

  • (ii) les conditions générales de vente applicables à toute commande de produits ou services relatifs à l’évènement passée auprès de l’Organisateur par l’intermédiaire de la plateforme d’inscription NJUKO  (ci-après les Conditions Générales de Vente d’A.B.E).

Les termes « vous » « votre », « votre » et « vos » vous désignent, comme participant ou consommateur ou comme représentant légal ou tuteur légal (de plus de 18 ans) si ce participant, ou consommateur est mineur dans son pays de résidence.

Votre inscription à l’Evènement implique votre acceptation expresse et sans réserve du présent Règlement et des présentes Conditions Générales de Vente d’A.B.E.

Seul le représentant légal d’un mineur peut réaliser l’inscription de cet enfant mineur à l’Evènement. Aussi, si l’autorité parentale est exercée en commun, le représentant légal de l’enfant mineur garantit à l’Organisateur que l’autre titulaire de l’autorité parentale a lu et a accepté sans réserve le présent document. Le présent document vient compléter les Conditions d’Utilisation de la plateforme d’inscription en ligne dénommée NJUKO (ci-après NJUKO), accessibles à l’adresse njuko.net

En cas de contradiction entre les termes des Conditions d’Utilisation de NJUKO, les présentes Conditions Générales de Vente d’A.B.E et le Règlement, il conviendra de faire prévaloir les termes du Règlement sur les Conditions Générales de Vente d’A.B.E, qui prévaudront elles-mêmes sur les Conditions d’Utilisation de NJUKO.

L’Organisateur peut réviser et mettre à jour les Conditions Générales de Vente d’A.B.E, et le Règlement à tout moment ; veuillez les consulter régulièrement.
Toutes les modifications qui sont apportées s’appliqueront immédiatement après avoir été notifiées, par n’importe quel moyen, y compris par la publication d’une version révisée des présentes sur le site de raceacross.cc. 

En cas de modification importante des Conditions Générales de Vente et/ou du Règlement, l’Organisateur s’efforcera de vous prévenir par courrier électronique à l’adresse email renseignée sur NJUKO.

Rôle de NJUKO :

Le site NJUKO par l’intermédiaire duquel vous avez effectué votre commande, permet à des vendeurs et organisateurs professionnels de lister et vendre leurs produits et services. Bien que la plateforme NJUKO facilite les transactions réalisées sur cette dernière, NJUKO n’est pas le vendeur ou l’organisateur des produits et services relatifs à l’évènement.

En conséquence, pour la vente des produits ou services relatifs à l’évènement, un contrat de vente est formé uniquement entre vous et l’Organisateur. L’Organisateur est responsable des ventes de produits ou services relatifs à l’évènement et des réclamations ou de tout autre problème survenant ou lié au contrat de vente entre vous et l’Organisateur.

 

A / REGLEMENT SPORTIF 

Le présent règlement sportif (ci-après le Règlement) s’applique à tout participant de l’Evènement. Il fait partie intégrante des Conditions Générales de Vente.

En cas de conflit avec des dispositions des Conditions Générales de Vente, les dispositions du Règlement prévaudront.

1/ ORGANISATION ET CONCEPT

L’épreuve RACE ACROSS BELGIUM est une des épreuves de cyclisme Ultra-distance dite en semi-autonomie, proposant 3 distances dites sans assistance (bikepacking).
L’épreuve se déroule en une seule étape, en passant par des points de contrôle appelés BASE DE VIE, sur route ouverte, en solitaire , duo ou quatuor, à allure libre, mais avec un temps limité pour chacune des distances.
Les distances sont les suivantes :

> Distance de 300 kilomètres (environ) : environ 4 000 mètres de dénivelé positif, au départ et arrivée du Collège Cardinal Mercier à Braine l’Alleud. 24h maximum pour réaliser le parcours. 

> Distance de 500 kilomètres (environ) : environ 5 000 mètres de dénivelé positif, au départ et arrivée du Collège Cardinal Mercier à Braine l’Alleud. 40h maximum pour réaliser le parcours. 

> Distance de 1000 kilomètres (environ): pour environ 8 000 mètres de dénivelé positif, au départ et à l’arrivée de Collège Cardinal Mercier à Braine l’Alleud. 3 jours  maximum pour réaliser le parcours. 

Le détail du/des parcours sera présenté sur le site internet de l’événement et ses réseaux sociaux ultérieurement.

2/ DEFINITION DE L’EPREUVE

  1. L’ÉPREUVE

L’épreuve se déroule en semi-autonomie, en cas de dysfonctionnement du tracker GPS fourni par l’organisation, toutes preuves matérielles (ticket de caisse) et immatérielles (photos, vidéos) seront étudiées par l’organisation pour valider le respect des règles. Le parcours à travers les paysages et les panoramas, aussi somptueux les uns que les autres, vous fera découvrir en profondeur nos régions et départements. Vous aurez la chance de suivre les traces des légendes du cyclisme belge. La route ouverte à la circulation est commune à toutes les catégories. Vous pouvez choisir de participer à cette épreuve en solo mais aussi par équipes de 2, 4 amis, coéquipiers ou collègues.

Le parcours n’est pas fléché mais sera mis à la disposition des participants sous forme de lien GPX accessible exclusivement via un accès gratuit sur la plateforme Komoot. 

  1. SEMI-AUTONOMIE

L’épreuve RACE ACROSS BELGIUM est une épreuve de cyclisme ultra distance dite en SEMI-AUTONOMIE.

La semi-autonomie est définie comme étant la capacité à être autonome entre deux
« Bases de Vie », aussi bien sur le plan alimentaire que de celui de l’équipement vestimentaire et de sécurité, permettant notamment de s’adapter aux problèmes rencontrés, prévisibles et imprévisibles. 
Aucune assistance n’est autorisée sur le parcours en dehors des bases de vie sous peine de disqualification immédiate. 

 Les règles suivantes s’appliquent :

1. Aucun accompagnement organisé n’est autorisé tout au long du parcours

2. Les “bases de vie” sont approvisionnées en boissons et nourriture à consommer sur place et aucune autre assistance n’est autorisée tout au long du parcours. 

3. Il est interdit de se faire accompagner ou d’accepter d’être accompagné pendant tout ou partie de l’événement, hors des “bases de vie”.

4. Le fait de profiter de l’aspiration d’un coureur, appelé Drafting est interdite pour le participant concourant dans toutes les catégories. Toute personne ayant profité ou fait bénéficier d’un  drafting provoquera la disqualification des deux coureurs. 

Le drafting est toléré pour les équipes de la catégorie « Duo», « Quatuor ».

5. Tout groupe formé, de plus de deux personnes, à quelque moment de l’épreuve sera exclu de l’événement si cela dure plus de 60 minutes.

6. Hors des “bases de vie”,  Le participant se ravitaille en aliment (solide et liquide) et éventuellement en équipement auprès des commerces disponibles sur le parcours tout comme il peut dormir soit à l’hôtel, soit chez l’habitant, soit en bivouac en respectant les règles locales.

 Nota bene : Un participant qui accepte d’être filmé sans accréditation par l’organisation et donc, accompagné, en dehors des zones expressément désignées, contrevient au principe de semi-autonomie. Tout participant souhaitant être filmé doit prévenir l’organisation au moins 30 jours avant le départ et demander une accréditation pour l’équipe de production afin que celle-ci soit identifiée par l’organisation mais aussi par les participants. 

Les régulateurs de l’événement témoins d’irrégularités sont habilités à pénaliser les participants afin de garantir l’esprit des épreuves et de RACE ACROSS SERIES.
Seuls les coureurs porteurs d’un dossard casque et plaque de cadre visible et dûment contrôlés ont accès aux postes de ravitaillement

  1. TYPE DE VÉLO

Il y a un total de 5 types de vélos acceptés :

• Standard (standard, chrono, route)

• Tandem

• Vélo couché

• Vélo à main

• Open (type de vélo différents)

Les vélos doivent être propulsés uniquement par la force humaine.

Tous les membres d’une équipe doivent obligatoirement utiliser le même type de vélo.

Si les équipes utilisent des types de vélo différents, ils seront placés dans la catégorie Open.

Un participant ou une équipe peut solliciter l’organisation pour s’inscrire dans la catégorie Open.

Une considération sera accordée aux participants de la catégorie Open pour un départ anticipé. Tous les participants de la catégorie Open doivent respecter les délais définis. Aucun participant ne sera considéré comme Finisher après une arrivée hors délais de présence de l’organisation.

  1. TEMPS MAXIMUM AUTORISE

Les temps maximum des épreuves sont calculés selon l’heure de départ du participant,  et faisant partis de RACE ACROSS SÉRIES sont fixés à :

• 300 kilomètres : 24 heures.
• 500 kilomètres : 40 heures.
• 1000 kilomètres : 120 heures.

3/CONDITIONS D’INSCRIPTION ET DE PARTICIPATION

Inscription exclusivement sur internet via le site www.raceacross.cc et paiement sécurisé par carte bancaire à partir du 1er novembre 2022 pour toutes les distances. L’inscription sera considérée comme complète et fera donc l’objet d’une validation dès lors qu’elle comportera les éléments ci-après pour chaque coureur.  Chaque inscription donne droit à un dossard. Aucun transfert de dossard n’est autorisé pour quelque motif que ce soit. Toute inscription à un événement est personnelle, ferme et définitive, et ne fera l’objet d’un remboursement pour quelque motif que ce soit, sauf stipulation spécifique du Règlement. A.B.E encourage tous les participants à souscrire au moment de leur inscription à l’assurance annulation via la plateforme NJUKO.  Toute personne rétrocédant son dossard, sans que le dossier cette tierce personne ne soit validé dans Njuko  sera reconnue responsable en cas d’accident survenu ou provoqué par cette dernière durant l’épreuve. L’Organisateur décline toute responsabilité en cas d’accident face à ce type de situation. Lors de l’inscription en équipe, l’engagement des coéquipiers est ferme et définitif : il ne pourra être procédé à aucun changement de coéquipier pour quelque motif que ce soit, sauf stipulation spécifique du Règlement.

  1. ÂGE 

Pour participer à nos événements RACE ACROSS SERIES vous devez être âgé, au plus tard le jour de l’événement, de minimum :

  • –  Moins de 12 ans pour l’épreuve KIDS & FAMILY 50km

  • –  Moins de 15 ans pour l’épreuve KIDS & FAMILY 75km

  • –  Moins de 18 ans pour l’épreuve KIDS & FAMILY 120 km

  • –  Plus de 18 ans pour toutes les autres épreuves. 

  1. CONDITION PHYSIQUE

Il est rappelé que des contrôles seront effectués durant l’évènement afin d’assurer de parfaites conditions de régularité de course notamment quant aux conditions d’âge et de certification médicale.

En participant à l’évènement, vous participez à une des épreuves sportives organisées ou agréées par une fédération sportive. Par conséquent, votre participation est subordonnée à la présentation obligatoire :

  • d’une licence de la Fédération Française de Cyclisme en cours de validité à la date de l’événement portant attestation de la délivrance d’un certificat médical mentionnant l’absence de contre-indication à la pratique du cyclisme en compétition.

  • ou, d’une licence sportive délivrée par une des fédérations suivantes, en cours de validité à la date de l’Evénement, sur laquelle est mentionnée la “non contre-indication à la pratique du sport”:

o Fédération sportive de la police nationale (FSPN),

o Fédération sportive des ASPTT,

o Fédération Française de Cyclotourisme (FFCT),

o Fédération sportive et  gymnique du travail(FSGT),

o Union française des œuvres laïques d’éducation physique (UFOLEP);

– ou, d’un certificat médical qui doit dater de moins d’un an à la date de l’événement ou de sa copie, pour les non-licenciés auxquels l’événement est ouvert.

Mention Obligatoire sur le certificat médical :

o « non contre-indication à la pratique du cyclisme ultra-distance »

ou

o “non contre-indication à la pratique cyclisme en compétition”

Préalablement à l’évènement, le certificat médical ou la photocopie de licence en format dématérialisée pourront être communiqués par le participant via la plateforme d’inscription NJUKO vous permettant d’accéder à votre espace participant. 

Aucun certificat médical envoyé par courrier ou par e-mail ne sera pris en compte.

Ces pièces communiquées de manière dématérialisée doivent l’être suffisamment en amont de l’évènement et au maximum 30 jours avant la date de l’évènement pour permettre à l’Organisateur de les valider. Le participant devra donc vérifier sur son compte NJUKO  que sa pièce justificative a bien été validée. Si tel n’est pas le cas, cette pièce devra être apportée matériellement lors du retrait des dossards.

Des contrôles d’authenticité des certificats médicaux et des licences sont susceptibles d’être effectués sur place, même dans les cas où le participant a téléchargé ces pièces sur son compte NJUKO. Le participant devra donc obligatoirement pouvoir fournir ces pièces lors du retrait de son dossard ou lors de l’événement.

ATTENTION ! Participants résident à l’étranger :

Vous êtes tenus de fournir un certificat médical portant la Mention Obligatoire décrite ci-dessus, même si vous êtes détenteur d’une licence émise par la  fédération de votre pays de résidence.

Ce certificat doit être daté de moins d’un an à la date de l’évènement, signé et permettre l’authentification du médecin, que ce dernier soit ou non établi sur le territoire français.

Si le médecin n’est pas établi sur le territoire français, le certificat médical doit être rédigé en langue française, anglaise, espagnole, allemande, italienne ou portugaise.

L’inscription à l’événement implique l’acceptation expresse et sans réserve par chaque Participant du présent Règlement.

  1. CONDITIONS DE PARTICIPATION 1000K 

RACE ACROSS BELGIUM s’adresse à tous sportifs ayant une excellente condition physique. Le participant doit être apte à évoluer en semi-autonomie aussi bien de jour que de nuit et avoir pleinement conscience de la difficulté de cette discipline.  

Cependant, afin que votre inscription soit validée sur la distance 1000 KM, l’organisation demandera des références afin de s’assurer de votre expérience. 

Vous devrez remplir l’un de ces conditions de participation  pour accéder à la RACE ACROSS BELGIUM 1000 K :

  • FINISHER 300 KM dans les 14 derniers mois

  • FINISHER 500 KM dans les 24 derniers mois

  • FINISHER 1000 KM dans les 36 derniers mois

  • FINISHER 2500 KM dans le passé

  • Référence sur Événement / Epreuve cycliste (route, gravel, VTT, virtuel) longue distance / BRM ou une aventure auto-organisée d’au moins 500 K

  • L’ organisation se réserve le droit de valider d’autres références selon profil & expérience

  1. ASSURANCE RAPATRIEMENT

Le participant s’engage à souscrire une assurance rapatriement prenant en charge ses frais de rapatriement en cas d’accident. Vous pouvez souscrire à une telle assurance auprès de notre partenaire Assur Connect, courtier en assurance spécialisé dans le sport : CLIQUEZ ICI

Vous pouvez aussi vous rapprocher de votre assureur pour connaitre, en fonction de votre situation, l’assurance qui vous convient le mieux.

4/ DOSSARD et  DROP BAG

  1. DOSSARD

Les dossards seront à retirer, sur présentation des pièces suivantes :

  • –  QR code généré automatiquement via la plateforme NJUKO

  • –  Votre licence ou certificat médical répondant aux conditions visées ci-avant (uniquement pour une inscription survenue dans les 15 jours précédents l’événement)

  • –  Votre convocation, disponible pour téléchargement sur votre compte NJUKO et/ou envoyé par e-mail en amont de l’Evènement,

  • –  Votre pièce d’identité officielle, en cours de validité.

  • Le retrait des dossards se fait exclusivement dans l’espace dédié du Village de l’Evénement, les horaires et lieux exacts seront communiqués ultérieurement.

  • Toute affectation de dossard est ferme et définitive. Aucun dossard ne sera envoyé par la Poste, ni remis en dehors des horaires  d’ouverture du Village départ .

  • Le dossard sera nécessaire pour pouvoir accéder à la zone de départ, aux bases de vie  et devra demeurer entièrement lisible lors de la course, y compris en cas d’intempérie.

  1.  DROP BAG ET BASE DE VIE 

Le DROP BAG est acheminé et dispatché par l’organisation sur les « bases de vie » afin que le participant le récupère dès son arrivée.

En arrivant sur une base de vie, chaque participant se verra remettre son DROP BAG dans un endroit matérialisé à cet effet.

Lorsqu’il quitte la « base de vie »  le participant dépose lui-même son DROP BAG à l’endroit prévu à cet effet. 

Le DROP BAG est alors rapatrié sur le lieu d’arrivée du participant par l’organisation.

Combien de DROP BAG pour quelle distance

• 300 K > Pas de DROP BAG

• 500 K > Pas de DROP BAG

• 1000 K > 1 DROP BAG 

Les DROP BAGS sont remis soit au concurrent soit à des proches, exclusivement sur présentation du dossard. 

e)  POLITIQUE RETRAIT  DROP BAG À L’ ARRIVÉE  

Tous les DROP BAGS de la base d’arrivée seront disponibles dès l’arrivée de chacun des participants.  

Les participants qui ont abandonné devront récupérer les sacs à leurs frais à l’endroit communiqué et indiqué par l’organisation.

L’organisation assure le rapatriement des DROP BAGS sur le village arrivée pour les coureurs ayant abandonné.

Le délai de rapatriement est fonction des contraintes logistiques et l’organisation ne peut pas garantir un rapatriement complet des sacs avant la fin de l’événement.

Le contenu des sacs n’étant pas vérifié, aucune contestation sur le contenu à l’arrivée n’est recevable. Il est recommandé de ne pas y placer des objets de valeur.

Dès votre abandon enregistré, des membres de l’équipe d’organisation prendront contact avec les personnes concernés afin de connaître si il y a récupération du DROP BAG ou non et si envoie du DROP BAG en colis relais celui-ci sera à la charge du participant. 

5/ TARIFS 2023 RACE ACROSS SERIES

300K

  • Dossard Early Entry : 150€

  • Dossard plein tarif : 190€

500K

  • Dossard Early Entry : 200€

  • Dossard plein tarif : 253€

1000K

  • Dossard Early Entry : 280€

  • Dossard plein tarif : 354€

 Le tarif des dossards est exprimé dans le présent document en Euros, toutes taxes comprises, au taux en vigueur au jour de votre inscription.
Des promotions exceptionnelles peuvent être mises en place par l’Organisateur afin de vous faire bénéficier de réduction sur le tarif du dossard.

Pour des raisons de sécurité de l’Evénement, l’Organisateur se réserve le droit de limiter le nombre de dossards disponibles.

Les tarifs des dossards peuvent varier selon votre date d’inscription à l’Evènement  

6/ BASE DE VIE

  1. OUVERTURE ET FERMETURE DES BASES DE VIE.

Même si les conditions d’accès aux épreuves organisées par A.B.E se font sur la foi des performances passées, il arrive que des participants n’arrivent pas à tenir le rythme pour diverses raisons et soient très en retard.

Les dates d’ouverture et de fermeture des bases de vie ont été mises en place et sont calculées au plus juste et en fonction du temps limite de chaque épreuve.

Si un concurrent passe après la fermeture d’une base de vie, la direction de l’épreuve prendra contact avec le coureur pour faire un point avec le participant. Le fait de passer une fois la base de vie fermée n’est pas éliminatoire sauf décision de la direction de l’épreuve  après échange avec le coureur. 

Tout concurrent mis hors épreuve et voulant poursuivre son parcours librement sera sous sa propre responsabilité et en autonomie complète.

Accès DROP BAG ET SAC ARRIVÉE Toutes les Distances

  1. EQUIPEMENT DE CONFORT 

 Chacune des bases de vie mise à la disposition des participants sur le parcours  est validée par l’organisation et comporte les éléments suivants : 

  • Un espace d’accueil dit “Friends & family”

  • Un espace réservé aux DROP BAGS

  • Un espace réservée à la, partie ravitaillement

  • Un espace réservé pour la partie récupération

  • Un espace douches et  sanitaires

  1. RAVITAILLEMENT 

 Sur chacune des bases de vie le long du parcours vous trouverez les ravitaillements suivant :

–boissons froides

–boissons chaudes

–ravitaillement partenaires

–plat chaud ou froid ou autre sandwich

7/ SANTE ET SECURITE

  1. PROTOCOLE SANITAIRE – CONDITIONS DE PARTICIPATION LIÉES À L’ÉPIDÉMIE DE COVID-19

Afin d’assurer la sécurité sanitaire des participants, l’Organisateur pourra édicter un Protocole Sanitaire comprenant notamment la nécessité pour avoir accès à l’Evènement de présenter un document attestant de la non-infection par le virus du COVID-19 du participant.

Pour pouvoir participer à l’Evènement, le participant devra strictement respecter ledit Protocole Sanitaire et reconnait à l’Organisateur la faculté de refuser la participation/l’accès à – ou d’exclure de – l’Evènement tout participant pour non-respect des mesures édictées sans que le responsabilité de l’Organisateur ne puisse être engagée ni recherchée de ce fait.

Vous serez informé des dispositions de ce Protocole Sanitaire par une communication envoyée sur l’adresse e-mail renseignée lors de votre inscription sur NJUKO.

–   SECOURS ET ASSISTANCE MÉDICALE

  • Il appartient à un coureur en difficulté ou sérieusement blessé de faire appel aux secours :

  • • En appelant le PC Sécurité (numéro sur la plaque de cadre)

  • • En demandant à un autre coureur de prévenir les secours s’il ne peut le faire lui-même

  • • En utilisant la fonctionnalité SOS sur sa balise GPS

  • Chaque coureur doit porter assistance à toute personne en danger et prévenir les secours.

  • Samu – 15

  • Police Secours – 17

  • Pompiers – 18

  • Général – 112

N’oubliez pas que des aléas de toute sorte, liés à l’environnement et à l’événement, peuvent vous faire attendre les secours plus longtemps que prévu. Votre sécurité dépendra alors de la qualité de ce que vous avez mis dans votre sac et du respect du matériel obligatoire.

L’ensemble des régulateurs et membre de l’organisation, sont habilités :

• à mettre hors événement tout concurrent jugé inapte à continuer l’épreuve

• à faire évacuer par tout moyen les coureurs qu’ils jugeront en danger

• à orienter les participants vers la structure de soins la plus adaptée

Un coureur faisant appel à un médecin ou un secouriste se soumet de fait à son autorité et s’engage à accepter ses décisions.

Dès l’instant où l’état de santé d’un coureur justifiera d’un traitement au moyen d’une

perfusion intraveineuse, celui-ci sera obligatoirement mis hors événement.

Tout coureur qui s’éloigne volontairement du parcours n’est plus sous la responsabilité de l’organisation.

 Pendant l’épreuve, le seul moyen de communication des participants vers la l’organisation est de composer le numéro du PC Sécurité communiquer en amont. 

8/ ASSURANCE

La société A.B.E a souscrit une assurance responsabilité civile pour la durée de l’épreuve RACE ACROSS BELGIUM.

9/ MATÉRIEL OBLIGATOIRE ET RECOMMANDÉ :

  1. MATÉRIEL OBLIGATOIRE

Pour des raisons visant à assurer sa sécurité et le bon déroulement des épreuves de RACE ACROSS SERIES l’organisation rend obligatoire  les équipements suivants.

  • MATÉRIEL OBLIGATOIRE POUR TOUTES LES DISTANCES :

• Casque homologué ( NORMES CE)

• Dispositif lumineux vélo Avant *
• Dispositif lumineux casque (frontale)
• Dispositif lumineux vélo arrière x2 *

• Gilet haute visibilité ou baudrier visibilité

• Compteur Gps avec parcours téléchargé en un ou plusieurs segments

• Kits de réparation **

• Bandes réfléchissantes ***

• Téléphone mobile dans lequel est enregistré le numéro du PC sécurité ****

• 2 Couvertures de survie (1,40m x 2m )

• Réserve d’eau minimum 1 litre

• Réserve alimentaire (Recommandation : 400kcal )

 *Avec piles ou batterie de rechange pour chaque lampe

**Multi tools / 2 chambres / 3 démonte pneus / Pompe / Rustines et colle

*** Hauban arrières / fourche avant – Offert par notre partenaire The Beam SÉCURITÉ

***** garder son téléphone allumé, ne pas masquer son numéro et ne pas oublier de partir avec une batterie chargée

MATÉRIEL OBLIGATOIRE SUPPLÉMENTAIRE POUR LE 1000K

• Veste permettant de supporter le mauvais temps (particulièrement en montagne) typeGore-Tex

Il est important de noter que le matériel doit s’adapter en fonction de ses propres capacités. En particulier, il ne faut pas choisir les vêtements les plus légers possibles afin de gagner quelques grammes, mais préférer des vêtements qui permettent réellement une bonne protection contre le froid, le vent et la neige, et donc une meilleure sécurité et de meilleures performances.

 Il est important pour votre sécurité d’axer vos équipements sur des tenues claires et visibles.

  1. CONTRÔLE DU MATÉRIEL

  •  Contrôle de la totalité du matériel obligatoire lors de la distribution du dossard

  •  Contrôle à chaque sortie de base de vie : 3 éléments tirés au sort

  • Une pénalité de 2 heures par élément manquant cumulable (départ ou base de vie)

10/  SERVICES GÉNÉRAUX

La sécurité routière est assurée par la Préfecture de Police, le service médical par le prestataire de service de l’Organisateur. Ceux- ci peuvent décider de la mise hors course d’un participant pour des raisons médicales. En aucun cas, la responsabilité de l’Organisateur ne saurait être engagée par le participant n’ayant pu finir son épreuve, suite à une décision de mise hors course prise par ces services généraux.

11/PÉNALITÉS ET DISQUALIFICATION / MANQUEMENT AU RÈGLEMENT 

  1. PÉNALISATION (*) – DISQUALIFICATION

• Coupe du parcours > À l’appréciation de la direction de l’épreuve 

• Absence de matériel obligatoire de sécurité (casque : lumière avant et arrière en état de marche, pas de couverture de survie, pas de gilet visibilité) > Disqualification

• Absence au Meeting d’avant épreuve> Pénalité 1 heure

• Dossier incomplet avant le 31/05 > Disqualification

• Véhicule média non enregistré > Pénalité 12 heures

• Jet de détritus (acte volontaire) > Pénalité 4 heures

• “Non-respect des personnes (organisation ou coureurs) /Nota bene : un participant

dont les supporters font preuve d’incivilités et/ou refusent de respecter les consignes

de l’organisateur sera pénalisé.” > Disqualification

• Non-assistance à une personne en difficulté (nécessitant une prise en charge) >

Disqualification

• Triche Catégorie 1 : Utiliser un vélo non déclaré à l’organisation, Rouler en draftant

ou étant drafté > Pénalité 4 heures

• Triche Catégorie 2 : Assistance non autorisée / rouler dans l’aspiration d’un véhicule > Disqualification

• Triche Catégorie 3 : Utilisation d’un moyen de transport, partage de dossard,

S’accrocher à un véhicule en déplacement > Disqualification immédiate et à vie

• Défaut de la plaque de cadre visible dossard visible catégorie bikepacking > Pénalité 2 heures

• Non respect du code de la route > Pénalité 4 heures

• Absence de balise GPS > Selon décision de la direction de l’événement

• Refus d’obtempérer à un ordre de la direction de l’événement, d’un régulateur ou

patrouilleur , d’un chef de poste, d’un médecin ou d’un secouriste > Disqualification

• Refus contrôle anti-dopage > Disqualification immédiate et à vie

• Passage ou départ d’un poste de contrôle au-delà de l’heure limite > À l’appréciation de la direction de l’épreuve

 L’organisateur pourra avant, pendant et après l’épreuve vérifier le respect du présent règlement et appliquer immédiatement les pénalités suivantes à son appréciation.

(*) Les pénalités de temps sont applicables une fois que le coureur aura franchi la ligne mais il/elle en sera informé des prises de décision de la direction de l’événement via la plateforme de suivi.

(**) Les pénalités disqualifiantes sont applicables de suite et le coureur sera informé dès prise de décision par  la direction de l’épreuve.

Tout autre manquement au règlement fera l’objet d’une sanction décidée par  la direction de l’épreuve.

12 /ACCEPTATION DU REGLEMENT ET DE L’ÉTHIQUE DE L’ÉVÉNEMENT

Le participant a pleinement conscience que le cyclisme Ultra Distance est une activité

sportive extrêmement dangereuse et  qu’il pourra être confronté à des conditions

climatiques (pluie, chaleur, froid, orages). 

Le participant a pleinement conscience que pour une telle épreuve la sécurité du participant dépend uniquement de sa capacité à s’adapter aux problèmes rencontrés.

Le participant a pleinement conscience que le rôle de l’organisateur n’est pas de l’aider ou de lui porter assistance pour gérer ses problèmes, même en cas d’avarie technique ou de problème physique ou mental.

Le participant accepte du fait de son inscription sans réserve et irrévocablement tous les risques extrêmes de l’épreuve et notamment d’accident pouvant même entraîner le décès du participant, et de porter seul la responsabilité de tout type de dommage dont il serait victime qui découlerait de sa participation à l’épreuve.

Le participant accepte ainsi de participer à l’épreuve à ses risques et périls.

En acceptant tous les risques de cette épreuve particulièrement dangereuse, Le participant accepte, en toute connaissance de cause et des conséquences envisageables, de décharger l’entière responsabilité délictuelle et/ou contractuelle de l’organisateur.
En contrepartie, le participant s’engage à :

  • Être présent au briefing / meeting d’avant événement et cérémonies officielles auquel il est invité
  • Être présent aux remises des prix s’il est concerné
  • Accepter de porter une balise GPS fournie par l’organisation au départ de l’événement, pendant toute la durée de l’événement ; puis rendre cette balise à l’issue de l’événement par leur propre moyen et assumer le coût de cette balise si celle-ci est détruite, perdue ou endommagée.
  • Être présent sur la zone de départ au plus tard 20 minutes avant le départ du
  • participant.
  • Accepter et Respecter le règlement de l’épreuve
  • Accepter toute décision de l’organisation et des régulateurs
  • Faire preuve de bienveillance envers les participants et l’organisation.
  • Avoir souscrit et être assuré par une assurance « Dommage accident » pendant la durée de l’épreuve

13/ABANDON ET RAPATRIEMENT

Sauf blessure, un participant ne doit pas abandonner ailleurs que sur une « base de vie ». 

En cas d’abandon, le processus conseillé est le suivant : 

  • Prévenir de son abandon le PC Sécurité.

  • Se rendre par ses propres moyens la “base de vie” la plus proche pour restituer, au responsable de la base de vie exclusivement, le matériel mise à disposition et récupérer  le cas échéant son DROP BAG 

  • En cas de non restitution, le participant sera facturé directement par le fournisseur de GPS Partenaire de l’épreuve d’un montant de 350 euros TTC. Par l’acceptation du présent règlement en s’engageant, le prestataire facturera directement la personne concernée.

14/MODIFICATION DE L’INSCRIPTION & POLITIQUE DE REMBOURSEMENT

  1. MODIFICATION DE L’INSCRIPTION 

  • L’inscription est nominative. 

  • Le participant peut modifier son inscription jusqu’au 30 jours du départ soit le 11 avril 2023, vers une autre distance ou format moyennant des frais de transfert de 30 euros TTC.

  • Si le participant passe d’un événement à un prix plus élevé à une épreuve à un prix inférieur, la différence sera remboursée à l’athlète tenant compte de la date de sa modification en lien avec le prix d’inscription à cette même date sur lequel seront déduits les frais de modification. 

  • Si un athlète passe d’une épreuve moins coûteuse à une épreuve plus coûteuse, l’athlète devra payer la différence en plus des frais de transfert. 

  • Un transfert dans une distance complète (si l’organisation a décidé de limiter les inscriptions) n’est pas possible ou alors le participant accepte d’être sur liste d’attente .

  • Un participant ne peut transférer son inscription qu’une seule fois.

  • Aucune modification ne sera acceptée moins de 30 jours avant la date de l’événement soit le 11 avril 2023 

  • Il est autorisé de transférer son inscription sur une autre épreuve de RACE ACROSS SÉRIES.

  1. ANNULATION

L’inscription est nominative.  Il est autorisé de transférer son inscription sur une autre épreuve de RACE ACROSS SÉRIES. 

Pour annuler votre participation vous devez respecter le processus suivant : 

  • Envoyer un  email à l’adresse contact@raceacrossbelgium.com. Aucun désistement n’est enregistré par téléphone ou message sur les réseaux sociaux.

  • Activer dans l’espace coureur l’assurance annulation si celle-ci a été souscrite.

  • Aucun désistement n’est enregistré par téléphone.

Le remboursement des droits versés à l’inscription sera fait par un re-crédit total ou partiel du paiement sur le compte bancaire associé à la carte bancaire utilisée lors de l’inscription, dans les conditions suivantes.

Si toutefois vous n’optez pas pour cette assurance annulation, la politique de remboursement suivante s’appliquera :
– De l’ouverture à 4 mois avant la date de l’événement : 80 % du remboursement moins les frais administratifs
– De 4 mois à 2 mois avant la date de l’événement : 40% du remboursement moins les frais administratifs
– Moins de 2 mois  : 0% du remboursement

Frais administratifs : 30€

Toute personne peut au moment de son inscription souscrire à la garantie annulation

moyennant un surcoût proportionnel au coût de l’épreuve sur laquelle le participant souhaite s’engager lui garantissant un remboursement à 80% si annulation jusqu’à 72h après le départ.

L’objet de la garantie est de permettre le remboursement intégral des frais engagés pour l’inscription dans le cas où un coureur demande à annuler son inscription pour toutes les causes imprévisibles et accidentelles

15/GESTION DES RÉCLAMATIONS –  LITIGE, MÉDIATION ET DROIT APPLICABLE

Toute réclamation née à l’occasion de l’Evènement devra être faite par écrit, en français ou en anglais, en rappelant le nom, prénom du participant et son numéro de dossard, adressée au siège de l’Organisateur par courrier électronique à l’adresse suivante : contact@race-across.com  ou par courrier à l’adresse suivante :

Toute réclamation devra nous être faite dans un délai de 10 jours après la fin de la manifestation.

A défaut de réponse dans un délai de deux (2) mois ou en cas de réponse insatisfaisante de l’Organisateur, vous pourrez, avant de saisir une juridiction compétente et dans un délai d’un (1) an suivant la date d’envoi de la première notification à l’Organisateur, recourir gratuitement au service de médiation pour les litiges de consommation liés à l’Evènement en contactant le CMAP aux coordonnées indiquées ci-dessus ou sur son site Internet (http://www.cmap.fr/offre/un- consommateur/) ou en saisissant le médiateur de la consommation public compétent.

16/ CONDITIONS EXCEPTIONNELLES

  1. MODIFICATION DE L’ÉPREUVE

  • Si les circonstances l’exigent, l’organisateur se réserve le droit de modifier à tout moment les parcours, les horaires de départ, les barrières horaires, la position des ravitaillements et des postes de secours, et tout autre aspect lié au bon déroulement des épreuves.

  • En cas de force majeure, de conditions climatiques très défavorables ou de toute autre circonstance mettant en danger la sécurité des concurrents, l’organisation se réserve le droit de :

• différer le départ de quelques heures au maximum

• modifier les barrières horaires

• annuler l’épreuve

• neutraliser l’épreuve

• arrêter l’épreuve en cours

• Modifier le parcours

  • Le participant accepte sans réserve et irrévocablement ce droit à des modifications si bien que son inscription a été prise en toute connaissance de cause.

  • Le participant renonce à engager la responsabilité de l’organisateur en cas de modification de sa date ou tout autre modifications ou de lui demander le versement d’une quelconque somme indemnitaire à ce titre.

  • En cas de modification de date de l’épreuve, notamment, les frais d’inscription ne seront pas restitués au participant si celui-ci décide de ne pas participer à l’épreuve à laquelle il était inscrit.

  1. ANNULATION DE L’ÉPREUVE

  • L’organisateur se réserve le droit d’annuler l’événement pour cas de force majeure. 

  • Le participant accepte sans réserve et irrévocablement ce droit d’annulation si bien que son inscription a été prise en toute connaissance de cause.

  • Le participant renonce à engager la responsabilité de l’organisateur en cas d’annulation de l’épreuve ou de modification de sa date ou de lui demander le versement d’une quelconque somme indemnitaire à ce titre.

  • En cas de force majeure (notamment, mauvaises conditions météorologiques, problèmes de sécurité), l’organisateur se réserve le droit d’arrêter l’épreuve en cours.

Si l’événement est annulé pour des raisons indépendantes de la volonté de l’organisateur (par exemple, restrictions Covid, force majeure), les coureurs se verront proposer par les organisateurs diverses options (report, transfert, remboursement partiel) qui seront confirmées en temps utile.

17/ DROITS À L’IMAGE 

  1.  Image du participant :

L’Evènement pouvant faire l’objet d’une captation aux fins de communication au public, sous toute forme (notamment photo, vidéo…), sur tout support existant ou à venir, en tout format, pour toute communication au public dans le monde entier, pour tout usage y compris à des fins publicitaires et/ou commerciales, chaque participant autorise expressément l’Organisateur, ses ayants-droits ou ayants-cause (notamment ses partenaires commerciaux) à fixer et reproduire, sur tout support et par tout moyen, et par suite, à reproduire et à représenter, sans rémunération d’aucune sorte, ses nom, voix, image, et plus généralement sa prestation sportive dans le cadre de L’Evènement (Ci- après son Image ), pour une durée ne pouvant excéder dix (10) années suivant la date de l’Evènement. Le participant autorise à ce titre expressément l’Organisateur à concéder aux partenaires de l’Evènement des sous-licences d’exploitation de son Image pour une exploitation commerciale et publicitaire de l’Image.

A cet effet, chaque participant autorise expressément et irrévocablement l’Organisateur, ses ayants droits, ses ayants cause (notamment ses partenaires commerciaux), afin de répondre aux impératifs des campagnes publicitaires, promotionnelles et/ou commerciales à 1) apporter toute modification, adjonction, suppression, qu’elle jugera utile pour l’exploitation de son Image dans les conditions définies ci-dessus, 2) associer et/ou combiner à son Image, tous/toutes signatures, accroches, slogans, légendes, marques, signes distinctifs, mentions légales, visuels et, de manière générale tout élément de toute nature au choix de l’Organisateur destiné notamment à illustrer les supports de communications dans lesquelles elles sont intégrées.

Le participant garantit n’être lié par aucun contrat exclusif relatif à l’utilisation de son Image. Le participant est informé et accepte sans réserve que sa participation à l’évènement implique la captation de son Image par les prestataires officiels de l’Organisateur

Concernant le site de l’Evènement, le participant accepte qu’il puisse être identifié par tout utilisateur d’internet renseignant son nom, son prénom et/ou son numéro de dossard. Si vous souhaitez vous opposer à une telle publication pour un motif légitime, vous devez impérativement communiquer cette décision à l’Organisateur à l’adresse contact@race-across.com, en amont de l’Evènement et au plus tard trente (30) jours avant ce dernier afin que les mesures adéquates soient prises.

  1. Images de l’Evènement :

Toute communication d’image fixe et/ou séquence animée de l’Evènement, par le participant, captée(s) à l’occasion de sa participation à l’Evènement doit être limitée à une exploitation personnelle et ne peut en aucun cas être exploitée dans un but promotionnel et/ou commercial extérieur à l’Evènement.

18/ DROITS D’EXPLOITATION DE L’ÉVÉNEMENT 

DROITS D’EXPLOITATION DE L’ÉVÉNEMENT

La société A.B.E est propriétaire des droits d’exploitation de l’événement qu’elle organise sous la marque RACE ACROSS BELGIUM légalement déposée.

Tout image fixe ou filmée de l’événement est donc la propriété exclusive de l’organisateur.

Toute communication sur l’évènement ou l’utilisation de l’évènement sous quelque forme et sous quelque support que ce soit devra se faire dans le respect du nom de l’événement, de la marque déposée et avec l’accord exprès de l’organisateur.

Toute utilisation commerciale du nom et/ou des images de l’événement ne pourra être réalisée qu’après un accord écrit résultant d’une demande écrite et détaillée.

19/CLAUSE COMPROMISSOIRE 

Tout litige découlant ou en rapport avec l’évènement RACE ACROSS BELGIUM sera exclusivement soumis au Tribunal Arbitral du Sport situé à Lausanne en Suisse suivant le Code de l’arbitrage en matière de sport.

Selon notre charte éthique, toute manifestation ostentatoire de messages ou d’images à caractère politique et/ou religieuse au cours de l’événement est interdite.

20/ PROTECTIONS DES DONNÉES PERSONNELLES

Selon la loi informatique et liberté du 6 août 1978 (loi française), et conformément au

nouveau Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD UE 2016/679), tout concurrent dispose d’un droit d’accès et de rectification des données le concernant.

Les informations sont recueillies dans le cadre d’une inscription à l’une des épreuves de l’association Ride Eat Sleep & Share pour les besoins de l’organisation, et notamment celui d’identifier individuellement chaque concurrent afin de lui communiquer avant, pendant ou après l’évènement toute information liée à sa participation.

L’intégralité des données du coureur est conservée pendant une durée de 10 ans, renouvelable à chaque inscription, correspondant à la durée légale de conservation du certificat médical de non contre-indication à la pratique du cyclisme Ultra Distance.
Au-delà de ces 10 ans, et sauf autorisation explicite du coureur, toutes les données sont supprimées exceptées nom, prénom,date de naissance, genre et nationalité pour maintenir les classements.

Tout demande de modification de données peut être effectuée:

1. Par courrier à l’adresse suivante :

2. Par email à l’adresse suivante : contact@raceacrossbelgium.com

Toute demande d’accès ou de modification des données personnelles sera traitée dans les plus brefs délais à compter de la réception de la demande, dans un délai maximal de 1 mois.

CNIL – Selon la loi informatique et liberté du 6 août 1978, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification sur toutes les informations vous concernant. Ces informations sont utilisées uniquement à l’intérieur de l’organisation et concernent des données techniques telles que votre e-mail. L’organisation n’utilise en aucun cas vos données à d’autres fins. Conformément à la loi, chaque coureur dispose d’un droit d’accès et de rectification le concernant. Pour ce faire, veuillez nous envoyer un mail mentionnant votre nom, prénom et numéro de dossard.

Les présentes Conditions Générales de Vente d’ABE ont été rédigées en langue française qui sera considérée comme langue officielle. Elles sont soumises à la loi française. Toute difficulté relative à l’événement qui n’aurait pas pu faire l’objet d’un accord amiable entre l’Organisateur et le participant relève de la compétence exclusive des tribunaux civils compétents.